Những Sai Lầm Khi Gửi Hàng Quốc Tế Có Thể Khiến Bạn Mất Tiền Và Chậm Giao Hàng

Gửi hàng quốc tế tưởng đơn giản nhưng không hề dễ

Ngày nay, việc gửi hàng đi Mỹ, Canada, Úc, Nhật Bản hay các nước châu Âu đã trở nên phổ biến. Tuy nhiên, chỉ một sai sót nhỏ trong quá trình chuẩn bị cũng có thể khiến kiện hàng bị giữ tại hải quan, phát sinh thêm chi phí hoặc giao hàng chậm nhiều ngày.

Dù là cá nhân gửi quà cho người thân hay doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa, việc hiểu rõ những lỗi thường gặp sẽ giúp quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi hơn.

Đóng gói sơ sài – Nguyên nhân hàng hóa dễ hư hỏng

Trong suốt hành trình vận chuyển quốc tế, một kiện hàng thường phải trải qua nhiều lần bốc xếp, trung chuyển và lưu kho. Nếu bao bì không đủ chắc chắn, hàng hóa rất dễ bị va đập hoặc biến dạng.

Những lỗi thường gặp

• Sử dụng thùng carton quá mỏng.
• Không chèn vật liệu chống sốc.
• Để khoảng trống lớn trong thùng.
• Dán băng keo không kín.

Cách khắc phục

Hãy lựa chọn thùng carton phù hợp với kích thước hàng hóa, sử dụng xốp hơi, mút PE hoặc giấy kraft để cố định sản phẩm và đảm bảo tất cả các mép hộp đều được dán kín.

Khai báo sai thông tin hàng hóa

Một trong những nguyên nhân khiến hàng bị giữ tại hải quan là khai báo không đúng tên hàng hoặc giá trị thực tế.

Nhiều người nghĩ rằng việc khai giá trị thấp sẽ giúp giảm thuế. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến việc cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra bổ sung hoặc xử phạt theo quy định.

Lời khuyên

Hãy khai báo trung thực về:

• Tên hàng hóa
• Số lượng
• Giá trị
• Mục đích gửi hàng

Việc chuẩn bị chính xác ngay từ đầu sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng hơn.

Không kiểm tra quy định của nước nhập khẩu

Không phải quốc gia nào cũng cho phép nhập khẩu tất cả các loại hàng hóa. Một số mặt hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, pin lithium hoặc sản phẩm từ động thực vật có thể bị hạn chế hoặc yêu cầu giấy phép.

Trước khi gửi hàng, hãy tìm hiểu quy định của quốc gia nhận để tránh trường hợp hàng bị trả về hoặc tiêu hủy.

Sai thông tin người nhận

Địa chỉ thiếu mã bưu chính, sai số điện thoại hoặc ghi nhầm tên người nhận đều có thể khiến đơn hàng không giao được.

Đây là lỗi rất phổ biến nhưng hoàn toàn có thể tránh nếu kiểm tra lại thông tin trước khi gửi.

Checklist nên kiểm tra

✓ Họ tên người nhận

✓ Địa chỉ đầy đủ

✓ Postal Code/ZIP Code

✓ Số điện thoại

✓ Quốc gia nhận hàng

Chọn dịch vụ vận chuyển chưa phù hợp

Không phải lúc nào chuyển phát nhanh cũng là lựa chọn tối ưu.

Ví dụ:

• Hồ sơ, giấy tờ cần gấp nên sử dụng chuyển phát nhanh.
• Hàng nặng hoặc số lượng lớn nên cân nhắc vận chuyển đường biển để tiết kiệm chi phí.
• Hàng có giá trị cao nên sử dụng dịch vụ có bảo hiểm.

Lựa chọn đúng hình thức vận chuyển sẽ giúp cân bằng giữa chi phí và thời gian giao hàng.

Bỏ qua bảo hiểm hàng hóa

Nhiều khách hàng muốn tiết kiệm chi phí nên không mua bảo hiểm vận chuyển.

Tuy nhiên, đối với hàng hóa có giá trị lớn, bảo hiểm sẽ giúp giảm thiểu rủi ro trong trường hợp mất mát hoặc hư hỏng ngoài ý muốn.

Đây là khoản chi phí nhỏ nhưng mang lại sự an tâm trong suốt quá trình vận chuyển.

Thiếu chứng từ cần thiết

Đối với hàng thương mại, việc thiếu hóa đơn hoặc các giấy tờ liên quan sẽ khiến quá trình thông quan kéo dài.

Một số chứng từ thường được yêu cầu gồm:

• Commercial Invoice
• Packing List
• Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu cần)
• Chứng từ kiểm dịch đối với một số mặt hàng đặc biệt

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý.

Chỉ quan tâm đến giá cước

Giá rẻ luôn hấp dẫn, nhưng không nên là tiêu chí duy nhất khi lựa chọn đơn vị vận chuyển.

Một đơn vị logistics uy tín sẽ mang lại nhiều giá trị hơn như:

• Hỗ trợ khai báo hải quan
• Theo dõi hành trình đơn hàng
• Tư vấn đóng gói đúng tiêu chuẩn
• Hỗ trợ xử lý khi phát sinh sự cố

Đôi khi mức chênh lệch chi phí không lớn nhưng chất lượng dịch vụ lại khác biệt đáng kể.

Làm thế nào để gửi hàng quốc tế an toàn?

Để hạn chế tối đa các rủi ro, bạn nên:

• Tìm hiểu quy định nhập khẩu của quốc gia nhận hàng.
• Đóng gói đúng tiêu chuẩn.
• Khai báo thông tin chính xác.
• Chuẩn bị đầy đủ chứng từ.
• Kiểm tra kỹ địa chỉ người nhận.
• Theo dõi tình trạng đơn hàng sau khi gửi.
• Lựa chọn đơn vị vận chuyển có kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics quốc tế.

Kết luận

Gửi hàng quốc tế là quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu đóng gói, khai báo hải quan đến lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp. Chỉ cần tránh những sai lầm phổ biến như đóng gói sơ sài, khai báo không chính xác hay thiếu chứng từ, bạn sẽ giảm đáng kể nguy cơ phát sinh chi phí và đảm bảo kiện hàng đến tay người nhận đúng thời gian.

Đối với những lô hàng có giá trị cao hoặc yêu cầu đặc biệt, việc lựa chọn một đơn vị logistics uy tín sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và yên tâm hơn trong suốt quá trình vận chuyển.